電話のマナー

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電話のマナー


ビジネスでは欠かせない電話にまつわるマナーをいくつかご紹介!

入社して間もない頃、電話に出るのってすごく嫌じゃありませんでした?でも、電話ってすごぉ〜く勉強になるんですよ!

知識の無い時電話に出る → 返答に困る → 返答する為に勉強する

ってな具合で、電話に出れば嫌でも勉強になるんです。最低限の電話のマナーを身に付けて、しっかり勉強しましょ!電話なんて、慣れです(笑)


電話のかけ方マナー


■相手を確認する。
かける相手の名前、部署、役職を確認しておくこと。相手先が大企業である場合、同じ名前の方は大勢いることがあります。スムーズに取り次いでいただく為にも、
相手を特定できる情報を準備しておきましょう。

■用件をまとめる。
簡単な用件であればいいのですが、複数の用件がある場合、ついつい伝え忘れてしまうことがあり、再度電話しないといけなくなります。それを防ぐ為にも、用件をまとめておきましょう。

■取次ぎを依頼する。
自分の会社名と名前を最初に名乗り、話をしたい相手の部署名、役職名、名前を告げて、丁寧に取り次ぎを依頼しましょう。

■相手が忙しい場合。
相手が会議中や来客中で手が放せない場合は、こちらから改めてかけ直す旨を伝えてもらいましょう。最後に、電話に出ていただいた方の名前も控えておきましょう。

■相手が出たら。
1.目的の相手か確認する。いきなり用件を伝えてはダメですよ!
2.再度名乗る。
3.相手の都合を確認する。「○○の件ですが、今お時間よろしいですか?」のように。
  どのくらい時間が掛かるのかを伝えておくのも良いでしょう!
4.電話は相手が切るまで待つ。そして、受話器を音を立てないようにそぉ〜と置く。
  用件が終わったからと言って「ガチャ」と音を立てて切らない様に!


電話の受け方マナー


■3コール以内で。
電話は3コール以内で取ることを心がけましょう。それ以上鳴った場合は、「お待たせいたしました」とお詫びし、○○会社、○○部、○○です」と名乗りましょう。

■相手が名乗ったら。
「いつもお世話になっております」と挨拶し、相手の名前等を復唱します。その後、ご用件をお伺いしましょう。相手が名乗らない場合は、「失礼ですが、どちら様ですか?」と必ず確認しましょう。

■取次ぐ相手が不在の場合。
「あいにく、○○は外出しております。○○時には戻る予定ですが、いかがいたしましょうか?」と丁寧に状況を伝え、相手の要望を聞きましょう。

■携帯番号を聞かれた場合。
基本的には、携帯番号を簡単に教えてはいけません。こちらから、折り返し電話する旨を伝えるか、携帯を教えてもいいか確認してから、教えしましょう。

■用件が終わったら。
再度自分の名前を伝えます。「○○が承りました。ありがとうございました」のように。電話を切るときは、相手が切手から、受話器をそぉ〜と置くことを忘れずに!



電話のマナー 作成日:09/07/12-21:16 更新日:09/07/13-00:07

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